El control financiero empresarial consiste en políticas y procedimientos que se implementan para administrar las finanzas de un negocio y generar ganancias sobre las inversiones realizadas. Tener un control financiero eficiente y ordenado promueve la transparencia financiera de tu empresa, mientras que te protege contra prácticas fraudulentas, y ayuda a crear una cultura recta y clara en el día a día de tus empleados.
¿Qué son las prácticas fraudulentas?
Cualquier práctica que esté fuera de la ley, o de los reglamentos internos de tu empresa, pueden clasificarse como prácticas fraudulentas. Dentro de la administración, un control financiero efectivo te ayudará a caer en prácticas que disminuyan tu transparencia financiera.
Malversación de activos: robo o mal uso de los recursos de una organización
Corrupción: utilizar la posición dentro de una empresa para manipular las operaciones y obtener un beneficio personal.
Manipulación de estados financieros: presentar información falsa o errónea de una forma intencional.
Afortunadamente, hay pasos que tu empresa puede implementar para para ayudar a prevenir y detectar fraudes. El paso más importante para los propietarios de pequeñas empresas es implementar controles.
#1 Políticas y procedimientos
Todas las empresas deben tener políticas y procedimientos escritos y bien documentados en las áreas esenciales del control financiero:
- Ventas y cuentas por cobrar
- Efectivo y bancos
- Compras y cuentas por pagar
- Nómina y Recursos Humanos
- Cierre y presentación de informes financieros
Las políticas y procedimientos para cada proceso deben incluir todas las tareas y pasos necesarios para completar un proceso. Además de garantizar un manejo financiero más transparente, facilitan la capacitación de empleados nuevos o temporales.
# 2Documentación
Mantener una documentación adecuada es esencial para desarrollar un control financiero y efectivo. Todas las de tu empresa deben de documentarse detalladamente, al punto que sea sencilla para el departamento de administración transacciones deben documentarse con suficiente detalle para permitir que la administración, justificar y respaldar cada transacción.
La documentación estandarizada te ayudará a tener un control más rápido y eficiente de los documentos contables por parte de la gerencia y es un aspecto importante para detectar y prevenir prácticas fraudulentas
# 3 Supervisión y revisión
La mejor manera de reducir el riesgo de fraude es supervisar y revisar todos los movimientos, tanto de políticas como de documentación. El área de administración debe
implementar y seguir sus propios controles internos, deben de hacerse revisiones periódicas y aleatorias de los informes financieros.
Cuando existen prácticas fraudulentas dentro de una empresa significa que los encargados de área, no están poniendo suficiente atención a sus empleados.
# 4 Acceso a la información
La información financiera es algo muy delicado, tanto en tus procesos internos como los externos. Limitar el acceso de los empleados con solo derechos para realizar funciones necesarias para sus asignaciones de trabajo, te ayudará a llevar un control financiero más confiable. La mayoría de los software le permiten a las empresas configurar usuarios individuales con accesos específicos, de esta forma la información necesaria para quienes la necesitan siempre estará disponible, sin poner a tu empresa en una situación vulnerable.
Mantener un control financiero es el principio para llegar a la transparencia empresarial, recuerda que implementando estos parámetros dentro de tus controles administrativos, aumentarás tu nivel de control, facilitarán la revisión de tu información y podrás disminuir –e identificar- prácticas fraudulentas de una forma más efectiva.
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